Die KOSIS-Gemeinschaft DUVA bestreitet ihre Ausgaben im Wesentlichen aus Beiträgen ihrer Mitglieder.
Fällig wird bei einem Neubeitritt ein einmaliges sogenanntes Nutzungsentgelt, dessen Höhe sich nach der Größe der beitretenden Institution und der Nutzungsart des DUVA-Systems richtet. Dabei wird bei Kommunen und Kreisen die Einwohnerzahl als Bezugsgröße herangezogen. Landes- und Bundesinstitutionen sowie andere Institutionen wie Hochschulen werden entlang ihrer Mitarbeitendenzahl eingruppiert. Hinsichtlich der Nutzungsart wird zwischen einer Einzelplatz- und einer Mehrplatzlizenz unterschieden. Die technische Umsetzung dieser Unterscheidung bezieht sich ausschließlich auf die Anzahl der User, die im Rahmen einer Installation des DUVA-Systems gleichzeitig auf die Anwendung Nachweissystem zugreifen können; davon unbenommen ist der gleichzeitige Zugriff einer unbegrenzten Userzahl zum Beispiel auf eine mit DUVA realisierte Datenerfassung, auf die Datenauswertung mit dem Auswertungsassistenten oder ein mit DUVA realisiertes Informationsportal. Bei Kommunen und Kreisen wird ab einer Einwohnerzahl von 200.000 Personen keine Einzelplatzlizenz mehr angeboten.
Der Beitritt zur KOSIS-Gemeinschaft DUVA bezieht sich auf die Nutzung des gesamten DUVA-Systems; Teillizenzen zur Nutzung einzelner oder eines Teils der Anwendungen des DUVA-Systems werden nicht angeboten.
Für DUVA-Neueinsteiger gilt ein Anspruch auf einen kostenfreien Supporttag, der in der Regel zur Erstinstallation des DUVA-Systems genutzt wird.
Mit Stand ab Juli 2025 ergibt sich folgende Übersicht über das bei einem Neubeitritt zu entrichtende Nutzungsentgelt:
Nutzungsentgelt für Kommunen*
| Amtliche Einwohnerzahl** | Einzelplatzlizenz | Mehrplatzlizenz |
|---|---|---|
| 50.000 | 4.330 | 8.670 |
| 100.000 | 8.670 | 17.340 |
| 200.000 | 13.000 | 26.010 |
| 500.000 | – | 34.680 |
| 1.000.000 | – | 43.350 |
| ab 1.000.000 | – | 52.020 |
Nutzungsentgelt für sonstige öffentliche Einrichtungen*
| Zahl der Mitarbeiter:innen** | Einzelplatzlizenz | Mehrplatzlizenz |
|---|---|---|
| 5 | 4.330 | 8.670 |
| 25 | 8.670 | 17.340 |
| 50 | 13.000 | 26.010 |
| 200 | 17.340 | 34.680 |
| 500 | 21.670 | 43.350 |
| 1.000 | 26.010 | 52.020 |
| ab 1.000 | 30.340 | 60.690 |
Die Höhe der Nutzungsentgelte unterliegt Anpassungen, über die die DUVA-Mitgliederversammlung beschließt. 20 Prozent des im jeweiligen Rechnungsjahr für eine Institution gleicher Größe bei einem Neubeitritt zu zahlenden Nutzungsentgeltes werden einem Mitglied der Gemeinschaft ab dem Jahr nach seinem eigenen Beitritt als jährlicher sogenannter Wartungsbeitrag berechnet. An Zahlung des Wartungsbeitrages gebunden ist die Teilhabe an allen Neu- und Weiterentwicklungen, die die KOSIS-Gemeinschaft DUVA realisiert sowie die Teilhabe an allen sonstigen Rechten eines Gemeinschaftsmitgliedes.
Nutzungsentgelte und Wartungsbeiträge der KOSIS-Gemeinschaft DUVA unterliegen der Umsatzsteuerpflicht. Die hier aufgeführten Kosten werden inklusive eines USt-Anteils als Bruttowerte angegeben. Gemäß Beschluss der Mitgliederversammlung wird bei Rechnungsstellung ein entsprechender Anteil des oben genannten Betrages als Umsatzsteuer ausgewiesen.
Kostenpflichtiger Support
Soll kostenpflichtiger DUVA-Support zum Beispiel im Rahmen von Installationen in Anspruch genommen werden, gilt ein Richtwert von 750 Euro pro Personentag. Freiberuflich tätige Personen können von diesem Richtwert abweichen.
Bei Interesse an kostenpflichtigem DUVA-Support bitten wir um direkte Kontaktaufnahme; die DUVA-Geschäftsstelle unterstützt Sie gerne unter anderem durch die Weitergabe entsprechender Kontaktdaten. Beauftragung und Abrechnung erfolgen bilateral zwischen der inanspruchnehmenden Institution und den supportleistenden Personen.
Bei der Vergütung ist im Hinblick auf das Thema Umsatzsteuer die individuelle steuerliche Einstufung der supportleistenden Person ausschlaggebend. Wir bitten darum, dies im Rahmen einer Beauftragung entsprechend zu berücksichtigen.