Mitglied werden
Die KOSIS-Gemeinschaft DUVA ist in der Rechtsform eines Vereines organisiert. Der Beitritt zur Gemeinschaft und die damit verbundenen Rechte und Pflichten sind in einem Rahmenvertrag geregelt. Mitglieder der Gemeinschaft entrichten finanzielle Beiträge in Form einer bei Beitritt zu entrichtenden Einmalzahlung (Nutzungsentgelt) und eines jährlichen Wartungsbeitrages.
Die KOSIS-Gemeinschaft DUVA ist eine Anwendergemeinschaft öffentlicher Institutionen wie Kommunen, Kreisen, Landes- / Bundesbehörden und Hochschulen. Sie wurde mit dem Ziel gegründet, für den Einsatz bei ihren Mitgliedern ein kostengünstiges und an den Abläufen und Erfordernissen des Arbeitsalltags orientiertes metadatenbasiertes Informationsmanagementsystem bereitzustellen und laufend weiterzuentwickeln. Dabei werden keine kommerziellen Ziele verfolgt.
Zu diesem Zweck ist die KOSIS-Gemeinschaft DUVA als Nichteingetragener Nichtwirtschaftlicher Verein organisiert. Wie bei Vereinen üblich, sind die formalen Grundlagen des Vereins in einem Statut (Rahmenvertrag) festgeschrieben. Dies betrifft
- die Ziele der Gemeinschaft und den Beitritt zur Gemeinschaft,
- die Organe der Gemeinschaft und ihre Aufgaben,
- die Rechte an den von der Gemeinschaft entwickelten Softwareanwendungen,
- die zu leistenden finanziellen Beiträge und ihre Verwendung,
- Verfahrensfragen der Softwareentwicklung einschließlich des Umgangs mit Softwarefehlern,
- Änderungen des Rahmenvertrages und Regeln für den Austritt aus der Gemeinschaft,
- Erfüllungs- und Gerichtsort.
Die Mitgliedschaft in der KOSIS-Gemeinschaft DUVA wird über den Beitritt zu diesem Rahmenvertrag erklärt. Der Austritt aus der Gemeinschaft ist mit einer Kündigungsfrist von drei Monaten jeweils zum Ende eines Kalenderjahres möglich.
Rahmenvertrag zum DownloadDie KOSIS-Gemeinschaft DUVA, weitere KOSIS-Gemeinschaften und der übergeordnete KOSIS-Verbund durchlaufen aktuell eine Prüfung im Hinblick auf ihre Steuerpflicht sowie hinsichtlich ihrer individuellen und verbandlichen Rechtsform. Es ist davon auszugehen, dass dies mittelfristig zu einer Änderung der Rechtsform der Gemeinschaft z. B. zu einem eingetragenen Verein führen wird; analog dazu würde sich auch die verbandliche Rechtsform des KOSIS-Verbundes anpassen. Entsprechend notwendige Änderungen des Rahmenvertrages der KOSIS-Gemeinschaft DUVA wären Gegenstand der Beratungen der DUVA-Mitgliederversammlung und eines mit entsprechender Mehrheit zu fassenden Beschlusses der Mitglieder der Gemeinschaft.
Die KOSIS-Gemeinschaft DUVA bestreitet ihre Ausgaben im Wesentlichen aus Beiträgen ihrer Mitglieder.
Fällig wird bei einem Neubeitritt ein einmaliges sogenanntes Nutzungsentgelt, dessen Höhe sich nach der Größe der beitretenden Institution und der Nutzungsart des DUVA-Systems richtet. Dabei wird bei Kommunen und Kreisen die Einwohnerzahl als Bezugsgröße herangezogen. Landes- und Bundesinstitutionen sowie andere Institutionen wie Hochschulen werden entlang ihrer Mitarbeitendenzahl eingruppiert. Hinsichtlich der Nutzungsart wird zwischen einer Einzelplatz- und einer Mehrplatzlizenz unterschieden. Die technische Umsetzung dieser Unterscheidung bezieht sich ausschließlich auf die Anzahl der User, die im Rahmen einer Installation des DUVA-Systems gleichzeitig auf die Anwendung Nachweissystem zugreifen können; davon unbenommen ist der gleichzeitige Zugriff einer unbegrenzten Userzahl zum Beispiel auf eine mit DUVA realisierte Datenerfassung, auf die Datenauswertung mit dem Auswertungsassistenten oder ein mit DUVA realisiertes Informationsportal. Bei Kommunen und Kreisen wird ab einer Einwohnerzahl von 200.000 Personen keine Einzelplatzlizenz mehr angeboten.
Der Beitritt zur KOSIS-Gemeinschaft DUVA bezieht sich auf die Nutzung des gesamten DUVA-Systems; Teillizenzen zur Nutzung einzelner oder eines Teils der Anwendungen des DUVA-Systems werden nicht angeboten.
Für DUVA-Neueinsteiger gilt ein Anspruch auf einen kostenfreien Supporttag, der in der Regel zur Erstinstallation des DUVA-Systems genutzt wird.
Mit Stand ab Juli 2025 ergibt sich folgende Übersicht über das bei einem Neubeitritt zu entrichtende Nutzungsentgelt:
Nutzungsentgelt für Kommunen*
| Amtliche Einwohnerzahl** | Einzelplatzlizenz | Mehrplatzlizenz |
|---|---|---|
| 50.000 | 4.330 | 8.670 |
| 100.000 | 8.670 | 17.340 |
| 200.000 | 13.000 | 26.010 |
| 500.000 | – | 34.680 |
| 1.000.000 | – | 43.350 |
| ab 1.000.000 | – | 52.020 |
Nutzungsentgelt für sonstige öffentliche Einrichtungen*
| Zahl der Mitarbeiter:innen** | Einzelplatzlizenz | Mehrplatzlizenz |
|---|---|---|
| 5 | 4.330 | 8.670 |
| 25 | 8.670 | 17.340 |
| 50 | 13.000 | 26.010 |
| 200 | 17.340 | 34.680 |
| 500 | 21.670 | 43.350 |
| 1.000 | 26.010 | 52.020 |
| ab 1.000 | 30.340 | 60.690 |
Die Höhe der Nutzungsentgelte unterliegt Anpassungen, über die die DUVA-Mitgliederversammlung beschließt. 20 Prozent des im jeweiligen Rechnungsjahr für eine Institution gleicher Größe bei einem Neubeitritt zu zahlenden Nutzungsentgeltes werden einem Mitglied der Gemeinschaft ab dem Jahr nach seinem eigenen Beitritt als jährlicher sogenannter Wartungsbeitrag berechnet. An Zahlung des Wartungsbeitrages gebunden ist die Teilhabe an allen Neu- und Weiterentwicklungen, die die KOSIS-Gemeinschaft DUVA realisiert sowie die Teilhabe an allen sonstigen Rechten eines Gemeinschaftsmitgliedes.
Nutzungsentgelte und Wartungsbeiträge der KOSIS-Gemeinschaft DUVA unterliegen der Umsatzsteuerpflicht. Die hier aufgeführten Kosten werden inklusive eines USt-Anteils als Bruttowerte angegeben. Gemäß Beschluss der Mitgliederversammlung wird bei Rechnungsstellung ein entsprechender Anteil des oben genannten Betrages als Umsatzsteuer ausgewiesen.
Kostenpflichtiger Support
Soll kostenpflichtiger DUVA-Support zum Beispiel im Rahmen von Installationen in Anspruch genommen werden, gilt ein Richtwert von 750 Euro pro Personentag. Freiberuflich tätige Personen können von diesem Richtwert abweichen.
Bei Interesse an kostenpflichtigem DUVA-Support bitten wir um direkte Kontaktaufnahme; die DUVA-Geschäftsstelle unterstützt Sie gerne unter anderem durch die Weitergabe entsprechender Kontaktdaten. Beauftragung und Abrechnung erfolgen bilateral zwischen der inanspruchnehmenden Institution und den supportleistenden Personen.
Bei der Vergütung ist im Hinblick auf das Thema Umsatzsteuer die individuelle steuerliche Einstufung der supportleistenden Person ausschlaggebend. Wir bitten darum, dies im Rahmen einer Beauftragung entsprechend zu berücksichtigen.